Kies een toon die past bij je doelgroep en het tekstdoel. Schrijf bijvoorbeeld zakelijk in brieven naar de Kamer, en begripvol naar mensen of organisaties met zorgen. Zorg wel dat je stijl niet té persoonlijk wordt. Dat betekent dat je vriendelijk en betrokken bent, maar wel een zekere afstand bewaart.
Spreek je lezers aan
De meeste lezers hebben een voorkeur voor de u-vorm op websites van de overheid. Zij zien contact met de overheid als formeel en hierbij past de u-vorm beter. Ook heeft bijna niemand bezwaar tegen de u-vorm, terwijl sommige lezers zich storen aan de jij-vorm. Ze vinden die respectloos of betuttelend.
In brieven van de overheid hebben mensen wel een voorkeur voor je of jij. Lezers voelen zich dan directer en persoonlijker aangesproken. Als de brief een actie vraagt van de lezer, dan werkt de jij-vorm beter.
Gebruik dus niet zomaar voornamen en vraag je af of u of je beter past bij de tekst die je schrijft. Wees daarna consequent, dus gebruik u en je niet door elkaar in één tekst.
Gebruik begrijpelijke taal
Iedereen leest liever een tekst in eenvoudige taal, ook lezers die moeilijke taal gewend zijn. Gebruik dus alleen ambtelijke, juridische of technische vaktaal als het écht nodig is en je zeker weet dat je lezers dat juist prettig vinden. Maar houd er wel rekening mee dat je tekst ook begrijpelijk moet zijn voor lezers buiten je vakgebied.