Kies een onderwerp dat de lading van de brief dekt en persoonlijk is, bijvoorbeeld: U krijgt de vergunning die u heeft aangevraagd.
Aanhef
Gebruik als aanhef Geachte en de voorletter plus achternaam. Is dat te afstandelijk, dan kun je Beste gebruiken. Schrijf alleen Geachte lezer als je niet precies weet aan wie je de brief richt, want het is nogal onpersoonlijk. Je kunt iemand ook met een specifieke rol aanspreken, zoals Beste ouder of verzorger, Beste inwoner van Utrecht, of Beste 67-plusser.
Kies dus tussen:
Geachte N. Hasan, of Beste Naima Hasan. Gebruik alleen heer of mevrouw als je zeker weet dat je lezer als een man of vrouw wil worden aangesproken. Lees hier meer over hoe je woorden kiest die respect voor je lezer uitdrukken.
Slotgroet
Sluit af met Met vriendelijke groet, ook brieven met juridische inhoud. Alleen voor officiële besluiten of beschikkingen gebruik je Hoogachtend.
Vervolgens zet je je handtekening en je naam. Dat ziet er zo uit:
Met vriendelijke groet,
Kees van Dam
beleidsmedewerker