Kies de juiste toon. Bij brieven past meestal een vriendelijke, persoonlijke en positieve toon.
Respecteer de lezer
Laat in je taal zien dat je je lezer respecteert. Gebruik woorden als graag of helaas. Of: Hartelijk bedankt, en met plezier. Zorg dat je geen woorden gebruikt die bij jouw doelgroep verkeerd vallen.
Spreek de lezer persoonlijk aan
Spreek je lezer persoonlijk aan waar dat kan. Gebruik ik als je echt jezelf bedoelt en wij als je je eigen organisatie bedoelt. Zoals in: Graag vertel ik u hoe wij deze aanvraag hebben behandeld. Let op: jíj schrijft de brief! Dus je kunt vaker dan je denkt ik gebruiken. Dan is er minder afstand tussen jou en de lezer, en komt de boodschap beter over. Check wel even of dit in lijn is met de afspraken die hiervoor in je organisatie gelden.
Schrijf positief
Schrijf zoveel mogelijk positief. Benoem liever wat wél kan, in plaats van wat niet kan of mag. Het kan zijn dat jouw doelgroep juist wel beter reageert als je negatieve uitkomsten of verlies benadrukt dan wanneer je de nadruk legt op positieve uitkomsten. Maar ook dan hoeft de toon op zichzelf niet negatief te zijn.
|
Liever niet |
Maar wel |
|
De informatielijn is na 17.00 uur niet bereikbaar. |
U kunt de informatielijn bellen tot 17.00 uur. |
|
Als u geen identiteitsbewijs bij zich heeft, kunnen wij u niet toelaten. |
Nadruk op positieve uitkomst: We kunnen u alleen toelaten als u uw identiteitsbewijs bij zich heeft. Of: Neemt u uw identiteitsbewijs mee? U heeft het nodig om het gebouw binnen te komen. |
Handleiding gedragstechnieken voor brieven en e-mails
Op de website van het Behavioural Insights Netwerk Nederland (BIN NL) vind je een handleiding gedragstechnieken voor brieven en e-mails. Daarin staan concrete en makkelijk toepasbare handvatten om aandacht te krijgen voor je boodschap, weerstand te vermijden, de motivatie te vergroten en mensen in beweging te krijgen.
BIN NL
BIN NL is een rijksbreed netwerk dat zich bezighoudt met gedragskennis. Gedragskundigen en mensen die geïnteresseerd zijn in hoe we gedragsinzichten kunnen toepassen binnen de (rijks)overheid, wisselen via dit netwerk kennis en ervaring uit.