Schrijf je samen met collega’s? Dan loop je het risico dat de tekst een samenraapsel wordt van losse brokjes met verschillende stijlen. Vooral als je werkt met collega’s van andere organisaties, ministeries of afdelingen. Het volgende kan helpen.

Formuleer samen de kernboodschap

Bepaal eerst samen het doel van je tekst en verdiep je in de lezer. Of nog beter: betrek je lezer bij de ontwikkeling van jullie tekst. Probeer zo te achterhalen welke informatie je lezer nodig heeft en waarom. Beschrijf vervolgens samen in één of twee zinnen wat de kern is van je tekst.

Bepaal samen een logische structuur

Bespreek daarna welke thema’s onder de kernboodschap hangen en wat een logische indeling kan zijn.

Spreek samen af hoe je schrijft

Spreek bijvoorbeeld af welke woorden je gebruikt. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld stakeholders en betrokkenen door elkaar gebruikt. Of deelnemen en participeren. Houd je aan de richtlijnen voor formuleren in dit Taalkompas. Denk ook aan afspraken over de spelling, hoofdletters en afkortingen.

Leg je afspraken vast in een bouwplan

Schrijf in een bouwplan uit waar de tekst over gaat, wat de structuur wordt en eventueel ook wie welk deel uitschrijft. Dat heeft deze voordelen:

  • Het voorkomt dat je iets vergeet of juist dubbel behandelt.
  • Het helpt een goede structuur te bepalen.
  • Het dwingt je informatieve en uitnodigende tussenkopjes te maken.
  • Je voorkomt een mix van schrijfstijlen.

Maak een document met een introductietekst en deel die met alle schrijvers. Dat zet de toon en iedereen weet:

  • waar de tekst over gaat;
  • wat de structuur is;
  • welke termen in de tekst worden gebruikt en wat ze betekenen.

Schrijf de tekst uit

Benoem het liefst een penvoerder die de tekst uitschrijft. Dat zorgt voor een betere opbouw, en voorkomt herhalingen. Ook is de kans op stijlbreuken daarmee kleiner. Lukt het niet om een penvoerder aan te wijzen? Zorg dan dat iedereen van tevoren precies weet in welke stijl de tekst moet worden geschreven. Schrijf de introductietekst bijvoorbeeld al in de juiste stijl, zodat alle schrijvers die stijl als uitgangspunt kunnen nemen.

Zet de puntjes op de i

Is de tekst af? Controleer de tekst dan op de volgende punten:

  • Is de stijl in alle onderdelen hetzelfde?
  • Heeft de tekst een duidelijke structuur?
  • Staat de uitleg van een term achter de eerste keer dat die term wordt gebruikt?

Wis dan de introductietekst en schrijf de echte inleiding en het slot. Test je tekst tot slot bij je doelgroep.