In de communicatiekalender zet je in de tijd uit wanneer je met welke partij wilt communiceren en hoe. Het gaat om momenten zoals besluitvorming of oplevering, maar ook om momenten die je zelf voor het project creëert.
Het is handig om regelmatig terugkerende communicatiemomenten in uit te zetten, zoals een nieuwsbrief in de kalender op te nemen, maar ook evenementen van ‘derden’ die je zou kunnen inzetten voor je verhaal. Zoals congressen, nieuwjaarsspeeches en andere momenten waar je je op kunt voorbereiden. De vraag is dan steeds: hoe passen de mijlpalen in het project bij de communicatiemomenten. En moet je daarbij nieuwe momenten creëren of zijn er al zaken gepland waar je op kunt inspelen.
Tips
- Maak de kalender een vast punt op de agenda van het projectoverleg.
- Neem ook algemene, maar voor jouw project relevante moment als bijvoorbeeld ‘De dag van de bouw’ of ‘Earth day’ en feestdagen op in de kalender. Deze kunnen de basis vormen voor een communicatieve inhaker.
Uitkomst
- De kalender wordt vaak ervaren als het document waarin de meest actuele werkafspraken staan: wie staat waarvoor aan de lat en met welke planning?
- De kalender geeft ook inzicht in de verdeling over de verschillende doelgroepen en zal daarom – ook tussentijds – helpen om te bepalen of er genoeg wordt gecommuniceerd en of de balans ook nog klopt.
Factor C
Het opstellen van een communicatiekalender kan onderdeel zijn van Factor C, een manier om strategisch aan de slag te gaan met communicatie. Factor C is bij uitstek geschikt voor projecten en programma's waar omgevingsgericht of opgavegericht gewerkt wordt.