Heldere taal is voor een communicatieprofessional belangrijk  – of je nu redacteur, adviseur, speechschrijver of woordvoerder bent. We weten wel hoe het moet: jargon en afkortingen vermijden, niet te lange en ingewikkelde zinnen, concrete woorden kiezen… Toch komt de boodschap van de Rijksoverheid bij veel mensen niet altijd goed over.

Bij het schrijven van overheidsteksten zijn er aandachtspunten waar je rekening mee moet houden om je boodschap naar je doelgroep over te brengen.  

Houd rekening met laaggeletterden

Maar liefst 2,5 miljoen Nederlanders van boven de 16 heeft grote moeite met lezen en schrijven. Deze mensen kunnen geen wijs worden uit de informatie van de overheid. En de communicatie vanuit de Rijksoverheid is steeds vaker online.

Om als overheid ook deze mensen te bereiken, kies je voor eenvoudige woorden die aansluiten bij de beleving van je doelgroep, en gebruik je zo veel mogelijk beeld, eventueel met gesproken tekst. Er bestaan hulpmiddelen hiervoor. Je kunt bijvoorbeeld de hulp inroepen van Steffie, een digitale assistent die dingen eenvoudig uitlegt. Of van een taalambassadeur, die vroeger zelf laaggeletterd was.

Laat niet alle collega’s meedenken

Elke ambtenaar kent ze wel: teksten waarop iedereen commentaar kan geven en die in eindeloze versies heen-en-weer worden gemaild. De kwaliteit van een tekst is omgekeerd evenredig aan het aantal personen dat er naar mag kijken. Dat is de wet van Scholten, genoemd naar Hans Scholten, destijds voorlichter bij Verkeer en Waterstaat.

Je kunt de hoeveelheid commentaar beperken door de ‘toeleveranciers’ een duidelijke briefing te geven, aan te geven dat je er zelf een leesbaar geheel van maakt, en dat er alleen op inhoudelijk feedback nodig is (kloppen de cijfers, is het volledig, is de spelling correct). Je kunt ook voor korte interviews kiezen, in plaats van dat mensen stukjes aanleveren.

Check of de boodschap overkomt

Controleer bij je doelgroep of de boodschap overkomt; of dit het bedoelde effect heeft. Je kunt hiervoor verschillende manieren kiezen. Bijvoorbeeld door feedback te vragen van een van lezers. Eventueel ontwikkel je een ijkpersoon die je in gedachten houdt bij de ontwikkeling van communicatie. Bij een website kun je ook naar de webstatistieken kijken om te zien waar mensen op klikken. Eventueel maak je een A/B-test waarin je de respons op twee versies met elkaar vergelijkt.

Schrijf webteksten op B1-niveau

Taalniveau B1 is wenselijk op een website. Het kenmerkt zich door het gebruik van veel voorkomende woorden en korte, eenvoudige en actieve zinnen. Er zijn 6 taalniveaus: niveau A1 is het laagste niveau en taalniveau C2 is het hoogste.

Overheden en bedrijven schrijven hun teksten meestal op taalniveau C1. Maar voor veel mensen zijn die teksten niet goed te begrijpen. Taalniveau B1, eenvoudig Nederlands, is niet alleen geschikt voor mensen met een lager opleidingsniveau. Ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op taalniveau B1 dan op taalniveau C1.

Maak gebruik van framing

Framing is een overtuigingstechniek, waarbij je woorden kiest die - impliciet - aspecten van een situatie of probleem uitlichten. Anders dan bij het gebruik van argumenten als overtuigingsmiddel, gaat het bij framing vooral om de associaties die woorden oproepen. Door een boodschap te framen, stuur je de luisteraar in de richting van de door jouw gewenste interpretatie. En zorg je ervoor dat jouw frame het debat of de discussie domineert.

Een goed frame bevat een compleet verhaal dat met enkele woorden (metaforen of stereotypen) geactiveerd wordt in onze hersenen. Voorbeelden zijn ‘linkse hobby’s’, de ‘Pro Life’-campagne, ‘yes we can’.

Lees tussen de regels door

Door als communicatieprofessional oog te hebben voor wat er in gesprekken gebeurt, kun je tot verrassende inzichten komen. Het kan ook helpen om je omgeving beter te begrijpen.

Bij een discoursanalyse is er speciale aandacht voor wat mensen doen met taal. Met discours worden alle vormen van gesprekken (uitgesproken en geschreven) bedoeld. Door met een discoursanalytische bril te kijken naar taal leren we onze doelgroepen beter begrijpen en spreken we letterlijk de taal van onze omgeving, tussen de regels door.